Welche Möglichkeiten bietet mir der billwerk FiBu-Export?

Folgen

1. Einleitung

Die Übernahme der mit billwerk verarbeiteten Geschäftsvorfälle in Ihre Finanzbuchhaltung ist einfach und flexibel. Sie können sich die Daten 

  • vorgangsbasiert mit Debitorenkonten,
  • vorgangsbasiert mit Sachkonten und
  • zeitbezogen aggregiert

ausgeben lassen.

Während die beiden ersten Optionen sich darin unterscheiden, ob Forderungen im Debitorenkonto oder im Konto für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen verbucht werden sollen, ist es mit der dritten Option möglich, zusammengefasste Zahlen für einen Monat in die Finanzbuchhaltung zu übernehmen.

 

2. Konfiguration

Unter "Einstellungen > Buchhaltung > Konten" nehmen Sie die Konfiguration des billwerk FiBu-Exports vor.

2.1. Debitorenkonten vs. Sachkonto

Sie können zunächst wählen, ob Sie für die Forderungen die Debitorenkonten oder ein Sachkonto verwenden möchten.
Aktivieren Sie "Debitorenkonten verwenden", verwendet billwerk die zu den Kunden gespeicherte Debitor-Id als Debitoren-Kontonummer. Das setzt also voraus, dass vor einem FiBu-Export sichergestellt ist, dass alle Kunden über eine solche Debitor-Id verfügen. Dies können Sie unter "Einstellungen > Buchhaltung> Debitoren-Ids" verwalten. Hier können auch für Kunden, die bereits in Ihrem Account sind und noch keine Debitor Id haben, diese nachträglich erzeugt werden.

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Deaktivieren Sie diese Option, um die Forderungen auf das Sachkonto "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" zu buchen.

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2.2. Passive Rechnungsabgrenzung

Wenn Sie die Option "Abgrenzung einbeziehen" wählen, erzeugt billwerk automatisch für alle Erlöse, deren Leistungszeitraum über einen Kalendermonat hinausgeht, passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAPs). Sie können dafür ein Konto aus Ihrer Finanzbuchhaltung einrichten. In den aktuellen Monat wird nicht abgegrenzt.

Beispiel für Buchungen in billwerk inklusive PRAPs und deren Auflösungen:

Buchungen:
24.01.2019 - 10031 an 8400 - 142.80 EUR - Dokumentennr. RE-0120
24.01.2019 - 8400 an 0990 - 117.50 EUR - "Abgrenzung RE-0120 bis 2019-02"
28.02.2019 - 0990 an 8400 - 10.00 EUR - "Abgrenzung RE-0120 aufl. 2019-02"
...
31.12.2019 - 0990 an 8400 - 10.00 EUR - "Abgrenzung RE-0120 aufl. 2019-12 "
31.01.2020 - 0990 an 8400 - 7.50 EUR - "Abgrenzung RE-0120 aufl. 2020-01"

 

2.3. Zahlungen

billwerk kann alle erfassten Zahlungen für Ihre Finanzbuchhaltung exportieren. Das ist sinnvoll, da für gewöhnlich ein Großteil dieser Zahlungen automatisch erfolgt und billwerk ebenfalls automatisch über den Status jeder einzelnen Zahlung informiert wird.

Mit der Option "Zahlungen einschließen" schalten Sie diese Option ein. Für jedes verwendete Zahlungsmittel kann ein eigenes FiBu-Bankkonto hinterlegt werden.

2.4. Erlöse

Die Erlöskonten werden im letzten Abschnitt der FiBu-Kontenkonfiguration verwaltet. billwerk bietet Ihnen für jede verwendete Steuerregel pro Land und Steuersatz folgende Einstellungen an:

  • Kontotyp
    - hier wählen Sie zwischen der Ausgabe des Bruttowertes oder jeweils des Nettowertes und der Umsatzsteuer,
  • Konto
    - das Erlöskonto und - falls als Kontotyp "Netto" gewählt wurde -
  • Konto für Steuer
    - das Umsatzsteuerkonto für die angewandte Steuerregel.

Der Kontotyp "Brutto" findet Verwendung, wenn das Finanzbuchhaltungssystem sog. Automatik-Konten unterstützt und selbständig die Splittbuchung für die enthaltene Umsatzsteuer vornehmen soll.

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Wie bereits beschrieben können Sie alternativ für den Konto "Netto" das Umsatzsteuerkonto explizit angeben.

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3. Export der Finanzbuchhaltungsdaten

3.1. Vorgangsbasierte FiBu-Daten

Eine ausführliche Anleitung zur Durchführung des FiBu-Exports finden Sie in folgendem Artikel:

Lesen Sie bitte hier weiter

 

3.2. Zeitlich aggregierte FiBu-Daten

Wollen Sie die Daten zeitlich aggregiert in Ihre Finanzbuchhaltung übernehmen, können Sie das über "Aktivitäten > Reporting > Zusammengefasste Buchhaltungsdaten" tun.

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Wählen Sie hier ebenfalls den gewünschten Zeitraum und exportieren Sie die FiBu-Daten. Sie erhalten eine csv-Datei mit den aggregierten Finanzbuchhaltungsdaten für den gewünschten Zeitraum.

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Die Spalten enthalten folgende Werte:

  • Month - der gewählte Reportzeitraum
  • Currency - die fakturierte Währung; für jede Währung wird eine separate Zeile erzeugt
  • Account - das Erlöskonto
  • VatPercentage - der angewandte Steuersatz; für jeden Steuersatz wird eine separate Zeile erzeugt
  • TotalGross - der Bruttogesamtbetrag des Erlöses
  • TotalVatFromGross - der aus dem Bruttogesamtbetrag und dem Steuersatz errechnete Steuerbetrag
  • TotalNetFromGross - der aus dem Bruttogesamtbetrag und Steuerbetrag errechnete Nettogesamtbetrag
  • TotalVatSum - die Summe aller Steuerbeträge der Rechnungen für diesen Steuersatz und dieser Währung
  • TotalNetSum - die Summe aller Nettobeträge der Rechnungen für diesen Steuersatz und dieser Währung
  • Deferrals - der Gesamtbetrag der in diesem Zeitraum neu abgegrenzten Passiven Rechnungsabgrenzungsposten
  • ResolvedDeferrals - der Gesamtbetrag aller in diesem Zeitraum aufgelösten Passiven Rechnungsabgrenzungsposten
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