Wie kann ich die Zahlungseskalation konfigurieren?

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Um die Zahlungseskalation (Mahnwesen) zu konfigurieren, gehen Sie in den Einstellungen auf "Zahlung > Zahlungseskalation". Dort stellen Sie zuerst die Tage ein, bei der nach Überfälligkeit der Zahlung eine Aktion durchgeführt werden soll. Anschließend wählen Sie die gewünschte Aktion aus. Dort haben Sie die Wahl zwischen:

  • Webhook auslösen
  • Mahnung erstellen
  • Vertrag beenden

Der Webhook "PaymentEscalated" stellt keine eigene Mahnstufe dar, sondern kann als Zwischenschritt oder zum gleichen Zeitpunkt mit der Aktion "Mahnung erstellen" konfiguriert werden.

Mahnung_1.png

Bei der Aktion "Mahnung erstellen" können Sie das gewünschte Mahnungstemplate für die jeweilige Eskalationsstufe aussuchen. Die Mahnungstemplates können Sie unter "Einstellungen > Dokumente > Mahnungen" verwalten. Außerdem können Sie auswählen, auf welchem Versandweg die Mahnung verschickt werden soll. So können Sie beispielsweise konfigurieren, dass die letzte Mahnung stets per Post verschickt wird. 

Mahnung_2.png

Bei der Aktion "Vertrag beenden" können Sie einen Vertrag automatisch durch den Mahnlauf kündigen lassen, sollte die Mahnstufe erreicht werden. Hier haben Sie zusätzlich noch die Auswahl ob der Vertrag "Sofort" oder "Nach aktueller Periode" gekündigt wird. Die aktuelle Periode umfasst den Zeitraum bis zum "Abgerechnet bis"-Zeitpunkt des Vertrages.

Danach klicken Sie auf das "+"-Symbol um den Schritt hinzuzufügen. Zum Schluss sichern Sie Ihre Einstellungen mit "Speichern".

Hinweise:

  • Bitte beachten Sie, dass manuelles Senden von Mahnungen alle nachfolgenden Eskalationsschritte um die Zeitspanne zwischen Erstellen und Absenden verzögert.
  • Eskalationsschritte mit Webhooks bei Tagen Überfälligkeit = 0 werden von billwerk nicht verarbeitet, da das bedeuten würde, dass der Webhook noch an dem Tag gesendet wird, an dem die Forderung noch nicht überfällig ist.
  • Die Zahlungseskalation in billwerk wird für alle Verträge mit überfälligen Forderungen ausgeführt. Wenn in beendeten Verträgen also überfällige offene Forderungen vorhanden sind, werden diese Verträge von der Zahlungseskalation berücksichtigt.
  • Wenn in einem Vertrag der Mahnprozess beginnt merkt sich der Vertrag den zum aktuellen Zeitpunkt vorhandenen Zahlungseskalationsprozess. Sie können den Eskalationsprozess also ändern bzw. erweitern, ohne das sich dies auf laufende Mahnverfahren auswirkt. 
    • Wenn der Mahnprozess in dem Vertrag dann zurückgesetzt wird, wird beim nächsten Mahnlauf der neue Eskalationsprozess angewendet. 
  • Bei Eskalationsschritten der Art "Vertrag beenden" "Sofort" entstehen in der Regel Gutschriften, da die Verträge bereits für einen Zeitraum in der Zukunft abgerechnet waren und der Service nun vorzeitig gekündigt wird. 

Schwellwert

Zusätzlich können Sie für jede verwendete Währung einen Schwellwert einstellen, ab dem die Zahlungseskalation gestartet werden soll. Wenn Sie Ihre Mahnungen per Briefpost verschicken, können Sie so vermeiden, Mahnungen zu versenden, die einen niedrigeren Wert besitzen als die Portokosten.

Schwellwert.png

 Wählen Sie dazu einfach einen beliebigen Betrag und klicken auf "Speichern".

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