Wie funktioniert der Kontenabgleich?

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1. Allgemein

Wenn Sie Wirecard als Zahlungsdienstleister verwenden, werden Sie von Wirecard über einen Abgleichs-Import automatisch über Rücklastschriften informiert. Bei Verwendung von Wirecards neuer API Elastic Engine werden Sie über den Abgleichs-Import zusätzlich über Kreditkarten-Chargebacks automatisch informiert.

Die Abgleichsdateien werden von billwerk täglich vom Wirecard SFTP-Server abgerufen, eingelesen und die enthaltenen Informationen werden den entsprechenden Vertragskonten zugeordnet und verbucht.

Generell führt billwerk den Kontenabgleich automatisch durch. Sollte es dennoch Zahlungseingänge geben, die technisch nicht automatisch zugeordnet werden konnten, können diese Zahlungen manuell zugeordnet werden. Gehen Sie dazu in "Aktivitäten > Kontenabgleich". Dort sehen Sie sofort alle nicht zugeordneten Zahlungseingänge. Sie können diese Zahlungen nun zuordnen oder ignorieren.

Kontenabgleich.png

 

2. Manuelle Zuordnung zum Vertragskonto

Um eine Zahlung zuzuordnen, klicken Sie auf "Zuordnen" und suchen dann im Menü nach dem gewünschten Vertragskonto. Hier haben Sie jetzt zwei Möglichkeiten. Entweder, Sie ordnen eine Zahlung dem Vertragskonto zu, dann verändert diese Zahlung auch den Kontostand des Vertrages, oder Sie bestätigen nur eine bisher "Unbestätigte" Zahlung im Vertragskonto.

Für eine Zuordnung zu einem Vertrag trage sie den gewünschten Betrag ein, ob der gesamte Betrag zugeordnet werden soll oder nur ein Teilbetrag und klicken dann auf "Zuordnen".

Kontenabgleich1.png

Die Transaktion wird jetzt unter "Zugeordnet" aufgeführt und die Zahlung entsprechend im Vertragskonto verbucht.Kontenabgleich2.png

3. Manuelle Zuordnung zur unbestätigten Zahlungstransaktion

Wenn Sie eine Zahlung für eine bereits existierende unbestätigte Zahlung erfassen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

​Klicken Sie auf "Zuordnen" und suchen dort im Suchfeld nach dem Vertrag oder dem Kunden. Anschließend erscheint der Kunde mit seinen unbestätigten Zahlungen.


Wählen Sie dort die einzelne Zahlungstransaktion aus (eckiger Kasten), nicht (!) den runden Button beim Kunden, da sonst der Saldo verändert wird und klicken Sie auf "Zuordnen". Das müssen Sie dann für alle anderen Zahlungen wiederholen.

4. Probleme beim Import der Abgleichsdatei

Konnte die Abgleichs-Datei nicht automatisch eingelesen werden, ist die häufigste Ursache ein abgelaufenes Passwort für den Zugang zum Wirecard SFTP-Server. Kontaktieren Sie hierzu Ihren Wirecard-Account Manager oder direkt den Wirecard Support und lassen Sie das Passwort zurücksetzen. Vergeben Sie jetzt ein neues Passwort in Wirecard und speichern Sie das neue Passwort in Ihren billwerk-Zahlungseinstellungen ab. Gehen Sie dazu auf "Einstellungen > Zahlung > Zahlungseinstellungen > Wirecard", klicken Sie auf den "Bearbeiten"-Button und hinterlegen Sie Ihr neues Passwort im Bereich "Abgleichs-Import".

Beim nächsten regulären Abruf der Dateien am nächsten Morgen werden jetzt alle bisher nicht heruntergeladenen Dateien abgerufen und in billwerk eingelesen.

abgleichsimport.png

Ob der Ableich funktioniert hat, erkennen Sie im Kontenabgleich am Zeitstempel der letzten Aktualisierung, die den Zeitpunkt des letzten Downloads anzeigt:

abgleichsimport1.png

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