Wie führe ich den Export meiner Daten für die Finanzbuchhaltung mit billwerk durch?

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1. Die Konfiguration der FiBu- Konten

Nehmen Sie zunächst die Konfiguration der FiBu-Konten vor. Details zur Konfiguration finden Sie in diesem Artikel.

2. Das Buchungs-Journal

Unter dem Menüpunkt Activities > Buchhaltung > Buchungen finden Sie die alle vom billwerk System automatisch generierten Buchungen. Die Generierung findet ca. ein Mal pro Minute statt. Den letzten Zeitpunkt an dem Buchungen generiert wurden, können Sie direkt unter der Überschrift finden.

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Mit der Auswahl des "von"- und "bis" Datums schränken Sie den Zeitraum ein, für welchen die Buchungen aufgelistet werden.

Die Buchungsliste enthält die folgenden Felder:

Feldname Beschreibung
Posting Date

Das Buchungsdatum der jeweiligen Buchung.

Bei Buchungen, die nachträglich für eine bereits geschlossene Periode erfaßt werden, wird das "ideale" Buchungsdatum (das, welches das Buchungsdatum wäre, wenn die Periode noch offen wäre) in Klammern hinter dem tatsächlichen Buchungsdatum angezeigt.

Seq. Id

Die fortlaufende Buchungsnummer der festgeschriebenen Buchungen.

Buchungen werden festgeschrieben, sobald sie einem Export zugeordnet wurden. Solange das nicht geschehen ist, wird in dieser Spalte "(Draft)" an Stelle der Buchungsnummer angezeigt.

Posting Kind

Der Typ der Buchung. Es gibt folgende Typen von Buchungen:

  • Receivable Gross (Brutto Umsatzerlöse)
  • Receivable Net (Netto Umsatzerlöse)
  • Receivable VAT (Umsatzsteuer)
  • Payment (Zahlung)
  • Deferral (PRAP)
  • Resolved Deferral (aufgelöster PRAP)
Account, Contra Account

Die Konten, die von der Buchung angesprochen werden.

Amount

Der Betrag, der gebucht wird.

Document Number

Die Nummer des Dokuments (Rechnungsnummer bzw. Nummer der Gutschrift), mit welchem die Buchung verknüpft ist.

Text

Der Buchungstext.

Für Dokuemtne die sowohl positive als auch negative Rechnungszeilen enthalten werden zwei getrennte Buchungen generiert. 

3. Der FiBu-Export

Mit dem Export von Buchungen werden diese festgeschrieben (persistiert). Eine Buchung kann nur einem Export zugeordnet werden. Alle Änderungen, die nach dem Export einer Buchung vorgenommen werden und diese Buchung betreffen - z.B. das Ändern der Kontenkonfiguration - führt zu Korrekturbuchungen.

Um einen Export der Finanzbuchhaltungsdaten zu erstellen, gehen Sie in den Bereich Aktivitäten > Buchhaltung > FiBu-Export.

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Nachdem Sie dort den Button "Export erstellen" geklickt haben, erscheint ein kleiner Dialog, mit welchem Sie den Stichtag des Exports und das Format der ersten Datei(en) des Exports einstellen können. Bestätigen Sie die Auswahl, wird die Erzeugung des Exports gestartet. Dabei werden alle Buchungssätze, die noch keinem Export zugeordnet wurden und deren Buchungsdatum kleiner-gleich dem Stichtag ist, dem neuen Export zugeordnet.

Hinweis: Sollten Buchungen gefunden werden, die aus vorherigen Monaten stammen, wird für diese Monate jeweils eine separate Exportdatei erstellt. Damit können Sie leicht nachvollziehen, welche Buchungen zu welcher Periode gehören.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Funktion "Monatsabschluss".

Hinweis: Wenn Sie billwerk schon seit längerem einsetzen und nach dem Update zum ersten Mal einen Export anstoßen, erzeugt billwerk automatisch einzelne Exporte für alle vergangenen Monate. Für jeden Monat wird eine entsprechende Datei im gewählten Format erzeugt, die dann die entsprechenden Buchungen enthält. Die "alten" Exportdateien stehen Ihnen weiterhin im Bereich Aktivitäten > Buchhaltung > Alte Dateien zur Verfügung.

Haben Sie einen Export erzeugt, sehen Sie diesen in der Liste der Exporte.

In dieser Liste werden Ihnen der Name, das Erstellungsdatum sowie die Anzahl der zugeordneten Buchungen angezeigt.

Klicken Sie auf eine Exportzeile, werden Ihnen im Detailbereich weitere Informationen zu diesem Export eingeblendet:

Feldname Beschreibung
Export-Datum Das Datum, an welchem der Export erstellt wurde
Buchungsgruppen Die Anzahl der enthaltenen Buchungsgruppen
Buchungen Die Anzahl der zugeordneten Buchungen
Buchungsperiode Der Zeitraum den die zugeordneten Buchungen umfassen

In einem separaten Bereich werden alle für den Export generierten Dateien aufgelistet.

Für einen Export können mehrere Dateien generiert werden. Das ist sinnvoll, wenn Sie z.B. Zusatzinformationen zu den Buchungen hinzugefügt oder geändert haben und eine neue Version der Datei mit den selben Buchungen aber geänderten Zusatzinformationen generieren wollen.
Sie können aber auch einfach eine weitere Datei in einem anderen Format erzeugen und herunter laden. Die im Export enthaltenen Buchungsdaten sind dabei aber unveränderlich.

Die Liste der Dateien enthält das Datum, das Format sowie eine Versionsnummer - gefolgt von der Download-Option.

Eine neue Exportdatei können Sie mit der Option "Datei erstellen" im unteren Bereich der Detailansicht erzeugen.

Bitte beachten Sie auch unser billwerk.tutorial zu diesem Thema

4. Mögliche Probleme beim FiBu-Export

  • Der FiBu-Export kann nur durchgeführt werden, wenn alle konfigurierbaren Erlöskonten in den Konteneinstellungen definiert sind. Sollten nicht alle Erlöskonten definiert sein, folgen Sie dieser Anleitung.
  • Sollte der Fehler: "no postings to export" auftreten, existieren bis zum ausgewählten Stichtag bisher keine Buchungen oder alle Buchungen wurden bereits in einem früheren FiBu-Export exportiert.
  • Sollte der Fehler: "there are incomplete postings which cannot be exported" auftreten, kann es sein, dass in den FiBu-Konteneinstellungen "Debitorenkonten verwenden" ausgewählt ist, aber nicht alle Kunden, zu denen es Buchungen gibt, ein Debitorenkonto besitzen. Wie Bestandskunden automatisch nachträglich eine Debitorennummer erhalten können, ist hier beschrieben. Wenn Sie die fehlende Debitorennummer manuell vergeben möchten, können Sie sich z.B. den "Verträge"-Report exportieren und die Kunden ermitteln, die keine Debitorennummer besitzen und anschließend die Stammdaten manuell bearbeiten, indem Sie in die Kundendetails gehen und dort über den "Bearbeiten"-Button die "Debitoren-Id" befüllen.
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