Wie führe ich einen Monatsabschluss in billwerk durch?

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Die Funktion Monatsabschluss

Ein Monatsabschluss in billwerk schließt eine noch offene Buchungsperiode für die Buchhaltung ab. Bei der Generierung von Buchungen ist billwerk das führende System. Es wird angenommen dass alle von uns exportierten Buchungen auch in die Buchhaltung importiert werden.
Beim Monatsabschluss ist die Buchhaltungsoftware das führende System. Nachdem dort der Monatsabschluss gemacht wurde, darf billwerk also keine Buchungen im abgeschlossenen Monat exportieren.

Der korrekte Ablauf beim Monatsabschluss sieht also so aus:

  1. Export aller Buchungen des abzuschliessenden Monats aus billwerk. (Wie führe ich den Export meiner Daten für die Finanzbuchhaltung mit billwerk durch? Abschnitt 3)
    • Dadurch werden die Buchungen in billwerk festgeschrieben.
  2. Import der Buchungen in die Buchhaltungsoftware.
  3. Monatsabschluss in der Buchhaltungsoftware
    • Von jetzt an ist es nicht mehr möglich, Buchungen aus dem alten Monat in die Buchhaltung zu importieren
  4. Monatsabschluss in billwerk
    • Es werden keine neuen Buchungen im alten Monat mehr exportiert, da wir annehmen dass diese nicht mehr in die Buchhaltungsoftware importierbar sind. Dies betrifft auch Entwürfe, da diese ja noch nicht exportiert sind.

Um im billwerk-System einen Monatsabschluss durchzuführen, gehen Sie bitte in den Bereich Aktivitäten > Buchhaltung > Monatsabschluss.

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Wurde noch kein Monatsabschluss durchgeführt, wird Ihnen kein "Letztes Abschlussdatum" angezeigt. Ansonsten finden Sie dort das Datum des letzten Tages der letzten abgeschlossenen Periode. Das "Nächste Abschlussdatum" ist das Datum des letzten Tages des nächsten noch nicht angeschlossenen Monats.

Wurde noch kein Monatsabschluss durchgeführt, wird als "Nächstes Abschlussdatum" das Datum des letzten vergangenen Monats angezeigt. Benutzen Sie Ihren billwerk Account bereits seit längerer Zeit und führen aber einen Monatsabschluss zum ersten mal aus, werden alle anderen vorherigen Monate ebenfalls abgeschlossen.

Indem Sie auf den Button "Nächsten Monat abschließen" klicken, können Sie nach einer Bestätigung die entspr. Periode abschließen. Nun wird Ihnen als "Letztes Abschlussdatum" das Datum des letzten Tages der abgeschlossenen Periode angezeigt. Das "Nächste Abschlussdatum" zeigt das Datum des nächsten auf den letzten geschlossenen Monat folgenden Monats an.

Ist die nächste abschließbare Periode der aktuelle Monat, haben Sie zusätzlich die Option, diesen vorzeitig abzuschließen. Für diesen Fall aktivieren Sie die Checkbox für den vorzeitigen Abschluss und führen Sie den Monatsabschluss durch.

Bitte beachten Sie: Ein durchgeführter Monatsabschluss kann nicht rückgängig gemacht werden!

 

Was passiert mit einem abgeschlossenen Monat?

Ist ein Monat im billwerk System abgeschlossen worden, werden alle noch nicht exportierten Buchungen die eigentlich in diesen Monat fallen am ersten Tag der nächsten offenen Periode gebucht. Praktisch sind davon zumeist Korrekturbuchungen die bei der Änderung der Konto-Einstellungen auftreten betroffen.

Bei Buchungen, bei denen das Buchungsdatum durch einen Monatsabschluss verändert wurden, kann das "Ideale Buchungsdatum" verwendet werden um nachzuvollziehen, wann die Buchung ohne die Beschränkung des Monatsabschlusses verbucht worden wäre. Dies kann im FiBu-Export als Zusatzspalte ("IdealPostingDate") ausgegeben werden. Zusätzlich sehen Sie im Buchungsjournal, das "Ideale Buchungsdatum".

Hinweis: Wenn Sie einen Monatsabschluss durchführen wollen, empfehlen wir vorher die ausstehenden Exporte für die offenen Perioden zu generieren. Durch den Export sind alle Buchungen für die abzuschließende Periode vorher festgeschrieben.

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