Wie validiert billwerk die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von Kunden?

Folgen

billwerk überprüft automatisch auf zwei Wegen, ob die von Ihrem Kunden angegebene USt-IdNr. valide ist.

  1. Eine syntaktische Prüfung
  2. Eine Abfrage bei dem MwSt-Informationsaustauschsystem (MIAS / VIES) der Europäischen Kommision

 

Syntaktische Prüfung

Bei der syntaktischen Prüfung wird die in der Bestellseite eingegebene USt-IdNr. auf Plausibilität evaluiert. Sollte die eingegebene USt-IdNr. nicht aus dem zweistelligem Länderkürzel als Präfix und maximal zwölf folgenden alphanumerischen Zeichen bestehen wird der Abschluss der Bestellung verhindert, bis eine syntaktisch korrekte oder keine USt-IdNr. hinterlegt ist.

 

Abfrage MwSt-Informationsaustauschsystem (MIAS / VIES; Europäische Kommission)

billwerk führt nach erfolgreicher syntaktischer Prüfung automatisch eine Prüfung der hinterlegten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim MwSt-Informationsaustauschsystem MIAS der Europäischen Kommission durch. VIES ist der international verwendete Begriff für MIAS. Weitere Informationen zu MIAS finden Sie hier.

Bei der Prüfung wird verifiziert, ob die UST-IdNr. aktuell gültig ist. Prüfungen, ob die UST-IdNr. zum in billwerk hinterlegten Land des Kunden oder zum Unternehmensnamen in billwerk passt sind aktuell nicht enthalten. 

Die Abfrage wird automatisch bei folgenden Ereignissen durchgeführt:

  • Nach der Anmeldung des Kunden
  • Nach Änderung der USt-IdNr.
  • Wiederkehrend für bereits geprüfte USt-IdNr.:
    • 48 Stunden bevor die nächste reguläre Abrechnung durchgeführt wird (außer die letzte Prüfung war innerhalb der letzten 14 Tagen)

Folgende Status können USt-IdNr. in billwerk haben:

  • Unbestätigt (Nach Speicherung einer neuen USt-IdNr., Überprüfung wird noch ausgeführt)
  • Bestätigt am (Erfolgreiche Überprüfung mit Datum der Überprüfung)
  • Ungültig am (USt-IdNr. ist laut Prüfung ungültig mit Datum der letzten Überprüfung)

 

Folgen ungültiger USt-IDNr. für die Rechnungsstellung in billwerk

Im Standard ist billwerk so konfiguriert, dass eine laut VIES invalide USt-IDNr. keine Auswirkungen auf die Rechnungsstellung hat. Das Reverse-Charge Verfahren wird weiter angewendet, auch wenn die weiteren Voraussetzungen dafür erfüllt sind. 

Unter "Einstellungen > Abrechnung" können Sie billwerk über die Checkbox "Reverse charge für Verträge mit invalider UST-IdNr. anwenden" konfigurieren, ist diese Option deaktiviert gilt: 

Screen.png

Führt die Abfrage bei MIAS zu dem Ergebnis, dass die Ust-IDNr. eines Kunden ungültig ist hat dies zur Folge, dass neu erzeugte Rechnungen in den dem Kunden zugeordneten Verträgen mit Mehrwertsteuer abgerechnet werden. Das Reverse-Charge Verfahren wird nicht angewendet, auch wenn die weiteren Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Alte Rechnungen ohne Umsatzsteuer können in diesem Fall über die Rechnungskorrektur angepasst werden. 

Ist die Ust-IDNr. zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung unbestätigt, so geht das billwerk System bis auf weiteres davon aus, dass die Identifikationsnummer bestätigt wird und wendet das Reverse-Charge Verfahren unter Erfüllung der weiteren Voraussetzungen weiter an.

 

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